Kreditfaktura 2026: När och hur du skickar en som hantverkare

Kort svar: En kreditfaktura är ett negativt belopp på en originalfaktura som du skickar när du behöver korrigera eller makulera en felaktig eller obefogad faktura, till exempel vid felpris, felaktigt antal arbetstimmar, eller en avbruten tjänst, för att kunden ska slippa betala och din bokföring blir korrekt.

TL;DR

En kreditfaktura används för att korrigera eller annullera en tidigare utställd faktura, exempelvis vid fel, returer eller reklamationer.
Den måste innehålla referens till originalfakturan och visa ett negativt belopp för det som ska krediteras.
Korrekta kreditfakturor är avgörande för din bokföring, momshantering och för att upprätthålla goda kundrelationer.
Du kan kreditera en hel faktura eller bara delar av den, beroende på vad som behöver korrigeras.
Vid ROT-avdrag måste även Skatteverket informeras vid kreditering av arbete som de redan betalat ut för.

Vad är en kreditfaktura och varför är den viktig?

En kreditfaktura är ett dokument som används för att korrigera eller helt annullera en tidigare utställd faktura. Den är viktig för dig som hantverkare eftersom den säkerställer att din bokföring blir korrekt, att dina momsinbetalningar stämmer, och att du upprätthåller en god relation med dina kunder genom att hantera fel och reklamationer professionellt. I princip är det en "minusfaktura" som minskar eller nollställer kundens betalningsskyldighet för den ursprungliga fakturan.

Det är absolut nödvändigt att du inte bara raderar en faktura i ditt system om den skickats ut. När en faktura väl har lämnat systemet och kanske skickats till kund, måste alla korrigeringar ske med en kreditfaktura. Detta är en grundläggande bokföringsprincip för att säkra spårbarhet och att inga intäkter "försvinner" ur systemet.

När ska du skicka en kreditfaktura?

Du ska skicka en kreditfaktura i flera specifika situationer som uppstår i din hantverksverksamhet, snarare än att makulera eller radera en redan utställd faktura. Här är de vanligaste scenarierna:

Felaktig faktura: Du upptäckte ett fel på den ursprungliga fakturan, till exempel att du debiterat fel pris för material (t.ex. 250 kr/meter kabel istället för 200 kr/meter), fel antal arbetstimmar (10 timmar istället för 8), eller felaktigt material (fel färg på färgen, fel dimension på virket).
Reklamation: Kunden är missnöjd med utfört arbete eller levererat material, och ni har kommit överens om en prisreduktion eller att hela arbetet ska krediteras. En kund kan exempelvis klaga på att den nya golvläggningen har glipor, eller att målningen har ojämna kanter. Du kan då välja att kreditera en del av arbetskostnaden, säg 5 000 kr av en totalfaktura på 30 000 kr, som kompensation.
Returer: Om en kund köper material via dig och sedan ångrar sig och returnerar det, måste du kreditera den delen av fakturan som avser materialet. Detta är vanligt vid större projekt där överskottsmaterial köpts in, exempelvis 50 kg kakelfix som inte användes.
Avbruten tjänst: Om ett arbete påbörjats men sedan avbrutits, och du redan hunnit fakturera för delar av det, kan du behöva kreditera en del av beloppet som inte utfördes. Tänk dig att ni fakturerat en förskottsbetalning för ett takbyte på 25 000 kr, men projektet skjuts upp på obestämd tid eller avbryts helt innan materialet ens levererats. Då ska förskottsfakturan krediteras.
Dubbelfakturering: Om du av misstag har skickat samma faktura två gånger till en kund. Detta kan hända i stressiga perioder. Du måste då kreditera den ena av de dubblerade fakturorna.
ROT- eller RUT-avdrag: Om ett ROT- eller RUT-projekt ändras och avdraget blir lägre än vad som först fakturerades, behöver du kreditera en del av den ursprungliga fakturan och eventuellt informera Skatteverket. Mer om detta nedan.

Hur upprättar du en korrekt kreditfaktura 2026?

Att upprätta en kreditfaktura är inte svårare än en vanlig faktura, men den har några specifika krav som är viktiga att följa för att den ska vara juridiskt och bokföringsmässigt korrekt.

Obligatoriska uppgifter på en kreditfaktura:

Enligt bokföringslagen och Skatteverkets krav för 2026 ska en kreditfaktura innehålla samma grundläggande uppgifter som en vanlig faktura, men med tillägget att den tydligt måste referera till den ursprungliga fakturan och visa ett negativt belopp.

Ordet "Kreditfaktura": Detta måste tydligt framgå.
Unikt kreditfakturanummer: En kreditfaktura ska ha ett eget löpande nummer i din fakturaserie, precis som vanliga fakturor.
Datum för utfärdande: Dagen då kreditfakturan skickas.
Dina uppgifter: Ditt företags namn, adress, organisationsnummer och momsregistreringsnummer.
Kundens uppgifter: Kundens namn eller företagsnamn, adress och organisationsnummer/personnummer.
Referens till originalfakturan: Detta är avgörande. Ange originalfakturans nummer och datum. Exempel: "Kreditering av faktura 2024-00123, daterad 2026-03-15".
Varor/tjänster som krediteras: Specifikation av vad som krediteras, t.ex. "Arbetskostnad målning" eller "Material kakelplattor".
Negativa belopp: Antal, à-pris och totalt belopp för det som krediteras ska visas med minustecken.

Exempel: -2 timmar x 650 kr/tim = -1300 kr
Exempel: -15 kg cement x 12 kr/kg = -180 kr

Momsspecifikation: Även momsen ska specificeras som ett negativt belopp.

Om du krediterar 1 000 kr exklusive moms (25% moms), ska det stå -1000 kr (exkl. moms), -250 kr (moms 25%).

Totalt belopp att kreditera: Summan av alla negativa belopp, inklusive moms.

Checklista för att skicka en kreditfaktura:

Identifiera originalfakturan och dess nummer.
Avgör vilket belopp som ska krediteras (hela fakturan eller delar av den).
Skapa en ny faktura i ditt system och markera den som "Kreditfaktura".
Fyll i alla obligatoriska uppgifter, inklusive referens till originalfakturan.
Se till att alla belopp är negativa.
Skicka kreditfakturan till kunden.
Se till att bokföringen blir korrekt. Det negativa beloppet på kreditfakturan ska motverka det positiva beloppet på originalfakturan.

Vad händer med momsen vid en kreditfaktura?

När du skickar en kreditfaktura ska momsen hanteras på samma sätt som originalfakturan, men med motsatt tecken. Det innebär att den moms du tidigare redovisat som utgående moms (det vill säga, den moms du skulle betala till staten) nu minskar.

Exempel: Du fakturerade en kund 10 000 kr för ett VVS-jobb, plus 2 500 kr i moms (25%), totalt 12 500 kr. Kunden reklamerar och ni kommer överens om att arbetet var bristfälligt och ska krediteras med 20% av arbetskostnaden.

Krediterat belopp (exkl. moms): 0,20 * 10 000 kr = 2 000 kr
Moms som ska krediteras: 0,25 * 2 000 kr = 500 kr
Totalt att kreditera (inkl. moms): 2 500 kr

På din kreditfaktura kommer det att stå: -2000 kr (arbete) -500 kr (moms 25%) Totalt att kreditera: -2500 kr

Den utgående moms du tidigare rapporterade för originalfakturan kommer nu att minskas med 500 kr i din momsredovisning. Detta är viktigt för att din momsdeklaration ska bli korrekt.

Kreditera faktura med ROT-avdrag – vad gäller?

Att kreditera en faktura som innehåller ROT-avdrag kan vara lite mer komplicerat, eftersom det involverar Skatteverket. Du som hantverkare är ansvarig för att informera Skatteverket om ändringar.

Scenario 1: Krediterar hela fakturan med ROT-avdrag Om du krediterar hela fakturan som innehöll ett ROT-avdrag (t.ex. för ett takbyte eller badrumsrenovering där kunden har avbrutit projektet), måste du informera Skatteverket. Om Skatteverket redan har betalat ut ROT-bidrag till dig, kommer du att behöva betala tillbaka detta belopp. Detta sker genom att du gör en så kallad "begäran om omprövning" av utbetalningen i Skatteverkets e-tjänst.

Scenario 2: Krediterar delar av en faktura med ROT-avdrag Om du bara krediterar delar av arbetskostnaden som omfattas av ROT-avdrag, till exempel på grund av en överenskommen prisreduktion, behöver du också justera ROT-avdraget. Den ursprungliga fakturan med ett ROT-avdrag på 30% av arbetskostnaden (max 50 000 kr per person och år enligt Skatteverkets regler 2026) måste då följas upp med en ny ansökan till Skatteverket som speglar den nya, lägre arbetskostnaden. Skatteverket kommer då att justera kundens avdrag och eventuellt din utbetalning.

Viktigt att komma ihåg:

Du måste vara noggrann med att kommunicera ändringarna till både kunden och Skatteverket.
En kreditfaktura minskar kundens totala kostnad, vilket i sin tur kan påverka hur stort ROT-avdrag de har rätt till.
Om du krediterar hela eller delar av en faktura där ROT-avdrag har använts, och du redan fått utbetalning från Skatteverket, kommer Skatteverket att kräva tillbaka den överskjutande delen av bidraget från dig. Det är viktigt att du har koll på detta och inte dröjer med att rapportera ändringen.

Kreditfaktura vs. ny faktura – när gör du vad?

Det är en vanlig fråga för många hantverkare: ska jag skicka en kreditfaktura och sedan en ny faktura, eller räcker det med en kreditfaktura? Svaret beror på vad som hänt.

När du ska skicka en kreditfaktura och en ny faktura:

Detta är det vanligaste scenariot när du har gjort ett fel på den ursprungliga fakturan.

Exempel: Du har fakturerat 12 timmar för ett snickerijobb, men det visade sig att ni bara arbetade 10 timmar.

Kreditera hela den felaktiga fakturan: Du skickar en kreditfaktura som nollställer den första fakturan helt.
Skicka en ny, korrekt faktura: Du skapar en helt ny faktura med det korrekta antalet timmar (10 timmar) och rätt belopp. Denna nya faktura får ett eget, unikt fakturanummer.

Fördelar: Tydligast för bokföringen och för kunden. Varje transaktion är separat och lätt att följa.

När enbart en kreditfaktura räcker:

Detta gäller när du endast vill minska kundens betalningsskyldighet utan att en helt ny faktura behövs för resten av beloppet.

Exempel: En kund köpte material via dig för 5 000 kr, men returnerade 1 000 kr av materialet. Eller ni kom överens om en prisreduktion på 2 000 kr för ett målningsjobb på totalt 25 000 kr på grund av en mindre skönhetsfläck.

Kreditera endast den specifika posten: Du skickar en kreditfaktura där du krediterar det returnerade materialet (-1 000 kr) eller den överenskomna prisreduktionen (-2 000 kr). Originalfakturan är fortfarande delvis giltig för det återstående beloppet.

Fördelar: Enklare process om bara en liten del ska justeras.

Tänk på att alltid kommunicera tydligt med kunden om vad du gör och varför. "Jag har tyvärr fakturerat dig för tre paket isolering istället för två. Jag skickar dig därför en kreditfaktura för det extra paketet och en ny, korrekt faktura som du ska betala."

Vad händer om kunden redan betalat?

Om kunden redan har betalat den felaktiga fakturan, och du sedan skickar en kreditfaktura, uppstår en fordran från kunden gentemot dig. Här är dina alternativ:

Återbetala pengarna: Det enklaste och oftast mest raka sättet är att du betalar tillbaka det krediterade beloppet till kunden. Be om kundens bankuppgifter för en snabb överföring. Detta är vanligt vid större krediteringsbelopp, till exempel om en hel offert på 50 000 kr har krediterats.
Kvitta mot kommande faktura: Om ni har ett pågående eller planerat projekt med samma kund, kan ni komma överens om att det krediterade beloppet dras av från en framtida faktura. Detta är särskilt smidigt för stamkunder eller vid långa projekt som ett större köksprojekt. Exempel: "Vi krediterar dig 3 000 kr för det här, och drar av det från nästa faktura för materialleveransen." Se till att det framgår tydligt på nästa faktura, t.ex. under rubriken "Tidigare krediterat belopp".

Oavsett vilket alternativ du väljer, är det viktigt att du dokumenterar överenskommelsen och att det är tydligt för kunden vad som händer.

Räkneexempel: Kreditera del av en fasadmålning 2026

Låt oss säga att du har fakturerat en kund för en fasadmålning på 80 000 kr, varav 50 000 kr är arbetskostnad och 30 000 kr är material. Kunden får 30% ROT-avdrag på arbetskostnaden, vilket innebär att 15 000 kr betalas av Skatteverket och kunden betalar 35 000 kr + 30 000 kr = 65 000 kr.

Efter utfört arbete reklamerar kunden att en mindre del av fasaden fick en ojämn färg. Ni kommer överens om en prisreduktion på 10% av arbetskostnaden som kompensation.

Originalfaktura:

Arbetskostnad: 50 000 kr
Material: 30 000 kr
Summa exkl. moms: 80 000 kr
Moms 25%: 20 000 kr
Total summa inkl. moms: 100 000 kr
ROT-avdrag (30% av arbetskostnad): 15 000 kr
Summa att betala för kund: 85 000 kr (100 000 kr - 15 000 kr)
Summa att fakturera Skatteverket: 15 000 kr

Beräkning av kreditering:

Prisreduktion på arbetskostnad: 10% av 50 000 kr = 5 000 kr.
Denna reducering påverkar ROT-avdraget. Nya arbetskostnaden är 45 000 kr (50 000 kr - 5 000 kr).
Nytt ROT-avdrag: 30% av 45 000 kr = 13 500 kr.
Skillnad i ROT-avdrag (som du måste informera Skatteverket om): 15 000 kr - 13 500 kr = 1 500 kr.

Kreditfaktura (till kunden): Du behöver nu kreditera den del av arbetskostnaden som kunden betalade, plus motsvarande momssats.

Krediterat arbetskostnad (exkl. moms): -5 000 kr
Moms på krediterad arbetskostnad (25%): -1 250 kr
Total summa på kreditfaktura: -6 250 kr

Total effekt för kunden:

Ursprunglig betalning: 65 000 kr
Kreditering: -6 250 kr
Ny total betalning för kunden: 58 750 kr
(alternativt: 35 000 kr (kundens del av arbetskostnad) - (5 000 kr arbetskostnad - 1 500 kr ROT) + 30 000 kr material + 25% moms på justerade kunddel av arbetskostnad + 25% moms på material)

Åtgärder för dig som hantverkare:

Skicka kreditfaktura på 6 250 kr till kunden.
Informera Skatteverket om att ROT-avdraget har minskats med 1 500 kr. Om du redan fått 15 000 kr utbetalat, kommer du att behöva betala tillbaka 1 500 kr till Skatteverket.

Detta exempel visar vikten av att vara noggrann med kreditfakturor när ROT-avdrag är inblandat, då det påverkar både kundens betalning, din bokföring och Skatteverkets utbetalningar.

Använd faktureringssystem för enklare hantering

Att hantera kreditfakturor manuellt kan vara tidskrävande och öka risken för fel. Vi rekommenderar starkt att du använder ett faktureringssystem som KlarOffert för att effektivisera processen. Med ett sådant system kan du enkelt skapa en kreditfaktura med automatisk koppling till den ursprungliga fakturan, beräkna moms korrekt och säkerställa att din bokföring blir rätt från start. Det sparar dig värdefull tid och minskar stressen kring administrationen.

Vanliga frågor om kreditfakturor

Vad är skillnaden mellan en kreditfaktura och en annullering?

En kreditfaktura är en bokföringsmässig justering för en redan utställd faktura och är det korrekta sättet att korrigera eller makulera en faktura som har skickats ut. En "annullering" av en faktura utan kreditfaktura är inte tillåtet när fakturan väl är utställd, då det skulle innebära att man raderar en post som redan funnits i en nummerserie.

Måste en kreditfaktura ha ett eget fakturanummer?

Ja, en kreditfaktura måste ha ett eget, unikt och löpande fakturanummer i din fakturaserie, precis som vilken annan faktura som helst.

Kan jag kreditera delar av en faktura?

Absolut, du kan kreditera antingen hela fakturan eller bara specifika poster på den. Detta är vanligt om exempelvis bara en viss del av materialet returneras eller en mindre del av arbetet får prisreduktion.

Hur påverkar en kreditfaktura min momsredovisning?

En kreditfaktura minskar din utgående moms som du tidigare redovisat för originalfakturan. Beloppet för moms på kreditfakturan ska vara negativt och dras av från den totala utgående momsen i din momsdeklaration.

Vad gör jag om kunden redan betalat den faktura jag ska kreditera?

Om kunden redan betalat, kan du antingen återbetala det krediterade beloppet direkt till kunden, eller kvitta beloppet mot en framtida faktura om ni har en pågående affärsrelation.