Kreditfaktura: rätta med ett tydligt fakturaunderlag
Håll original, ändringsfaktura och betalning samman så att rättelsen går att följa.
När en tidigare faktura behöver ändras ska rättelsen gå att förstå för både kunden och företaget. Börja med att identifiera den ursprungliga fakturan och vad som faktiskt ska ändras. Skilj en felaktig debitering från en senare prisnedsättning eller en betalning som ännu saknas.
En kreditfaktura är en typ av ändringsfaktura. Alla ändringar innebär inte att hela det ursprungliga beloppet tas bort. Underlaget behöver visa sambandet och vilken del av fakturan som berörs, så att kundens betalningsläge kan stämmas av korrekt.
Kontrollera orsaken före rättelsen
Samla originalfaktura, arbetsunderlag och det besked som förklarar ändringen. Om antalet fakturerade timmar är fel ska rätt antal kunna följas till relevant underlag. Om en prisnedsättning diskuteras behöver den beskrivas som just det och kopplas till berörda poster.
Utgå inte från att varje reklamation automatiskt innebär kreditering. Först behöver sakfrågan hanteras. Håll kundens invändning, företagets utredning och en eventuell beslutad ändring åtskilda i dokumentationen.
Kontrollera också om kunden redan har betalat hela eller delar av originalet. En rättad faktura och en återbetalning är olika händelser. Båda behöver kunna följas när du stämmer av vad kunden fortfarande ska betala eller få tillbaka.
Följ kraven för ändringsfakturan
Skatteverket anger att ändringsfakturan ska visa ändringen och ha en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan, normalt dess löpnummer. Uppgifterna behöver uppfylla reglerna för fullständig eller förenklad faktura som är tillämpliga. Se Skatteverkets regler om fakturering, kontrollerade den 19 oktober 2026.
Beskriv vilka varor eller tjänster och belopp som ändras. Undvik att bara skriva kreditering utan en begriplig hänvisning till posterna. Kunden ska kunna jämföra original och ändring utan att själv återskapa företagets interna beräkning.
Räkneexempel utan ROT
Anta att en post ska minskas med 1 000 kronor exklusive moms och att den aktuella försäljningen har tjugofem procents moms. Exemplet är påhittat och visar endast beräkningen för denna förutsättning.
Momsminskningen blir 1 000 × 0,25 = 250 kronor. Det sammanlagda beloppet att kreditera blir 1 250 kronor inklusive moms. Kontrollera att ändringsunderlaget och kundens saldo visar samma rättelse.
Om originalet innehåller flera momssatser, omvänd betalningsskyldighet eller andra särskilda förhållanden behöver dessa följas i rättelsen. Kopiera inte en enda generell procentsats till alla poster bara för att fakturans totalsumma ska bli lägre.
Kontrollera redovisning och betalning separat
Skatteverkets faktureringsvägledning beskriver att momsredovisningen av en ändringsfaktura beror på redovisningsmetoden. Kontrollera därför rätt period och hantering för företaget i stället för att anta att ändringen alltid ska göras i originalfakturans period.
För den löpande rutinen finns guiden om bokföringsunderlag. Behåll ett begripligt samband mellan original, rättelse och eventuell ny faktura. Om en betalning återförs behöver även betalningsunderlaget kopplas till rätt händelse.
ROT kräver en egen kontroll
Om fakturan innehåller ROT ska rättelsen inte hanteras som ett vanligt exempel utan avdrag. Kontrollera arbete, kundbetalning och eventuellt utbetalningsbeslut tillsammans. Skatteverkets vägledning beskriver rättelser och begränsar efterhandskonstruktioner; se ROT för företag, kontrollerad den 19 oktober 2026.
Ta ärendeuppgifterna till Skatteverket när du behöver besked om en genomförd utbetalning. Skicka inte slentrianmässigt en ny ansökan som om den första inte fanns. Dokumentera vad som faktiskt rättats och vilket besked som styr nästa steg.
Checklista före avslut
- Kontrollera rätt originalfaktura och vilken post ändringen avser.
- Förklara orsaken och kontrollera belopp samt momsgrund.
- Koppla ändringsfakturan tydligt till originalet.
- Stäm av betalningar och eventuell återbetalning separat.
- Följ upp särskilda frågor om ROT eller annan skattehantering.
- Skicka kunden en begriplig sammanfattning av betalningsläget.
Använd även guiden om faktureringsunderlag för att fånga fel före nästa utskick. Ett avslutat rättelseärende ska gå att förstå genom dokumentationen utan att den som skapade det behöver återberätta hela förloppet. Kontrollera slutligen att alla berörda har fått det senaste underlaget.